Fungsi Pengawasan dalam Manajemen

FUNGSI CONTROLLING (PENGAWASAN)

MAKALAH

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH

Pengantar Manajemen

Yang Dibina Oleh Bapak Dr. I Nyoman Saputra

Oleh :
Ugik Endarto                          140741604182
Vina Mutammima                   140741602674
Warih Sito                               140741605584
Yudha Prasetya                       140741603143
Yuni Milatus Sholikha            140741603288

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS ILMU SOSIAL

JURUSAN PENDIDIKAN ILMU SOSIAL

Oktober 2014

BAB I

PENDAHULUAN

1.1              Latar Belakang

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).

Di dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.

Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi.

1.2              Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian dari fungsi manajemen controlling?

2.      Apa saja empat elemen dasar dalam fungsi controlling?

3.      Bagaimana Karakteristik Kegiatan Controlling yang efektif?

4.      Apa saja Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian?

5.      Apa saja Tipe-tipe dari fungsi pengawasan (controlling)?

6.      Apa saja Jenis-jenis fungsi Controlling?

7.      Bagaimana Tahap-Tahap dalam Proses Pengawasan?

8.      Faktor apa saja yang menyebabkan Pentingnya Pengawasan?

1.3       Tujuan

1.      Mengetahui pengertian fungsi controlling.

2.      Untuk mengetahui empat elemen dasar dalam fungsi controlling.

3.      Untuk menetahui Karakteristik Kegiatan Controlling yang efektif.

4.      Untuk mengetahui apa saja kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian.

5.      Untuk mengetahui Tipe-tipe pengawasan (controlling)

6.      Untuk mengetahui Jenis-jenis Controlling

7.      Untuk mengetahui Tahap-Tahap dalam Proses Pengawasan

8.      Untuk mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan Pentingnya Pengawasan.

           

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Fungsi Controlling

Manajemen adalah suatu rangkaian aktifitas (termasuk perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian) yang diarahkan padapenggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkansecara efektif dan efisien.

Pengawasan (Controlling) adalah proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.

Menurut Henri Fayol 

Pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Adalah penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang

Menurut EFL Breach 

Pengendalian adalah perbandingan kinerja saat ini terhadap standar yang telah ditentukan yang terkandung dalam rencana, dengan maksud untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan

Menurut Harold Koontz

Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan rencana yang dirancang untuk mencapainya tercapai

Menurut Robert J. Mockler 

Kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan

           

2.1         Langkah-langkah dalam controlling

Proses Pengendalian Manajemen :

1.      Perencanaan Strategi

2.      Penyusunan Anggaran

3.      Pelaksanaan Anggaran

4.      Evaluasi Kinerja

2.3       Empat elemen dasar dalam sistem kontrol :

Keempat elemen dasar tersebut terjadi dalam urutan yang sama dan menjaga hubungan yang konsisten satu sama lain dalam setiap sistem.

1. Karakteristik atau kondisi dari sistem operasi yang akan diukur.

Karakteristik dapat berupa output dari sistem dalam tahap pemrosesan atau mungkin suatu kondisi yang merupakan hasil dari sistem. Sebagai contoh dalam sistem sekolah dasar para jam kerja guru atau keunggulan pengetahuan yang ditunjukkan oleh siswa pada ujian nasional adalah contoh karakteristik yang dapat dipilih untuk pengukuran atau kontrol.

2. Sensor

Merupakan sarana untuk mengukur karakteristik atau kondisi. Sebagai contoh dalam sistem kontrol pengukuran kualitas dapat diandaikan oleh inspeksi visual dari produk.

3.      Komparator

Menentukan kebutuhan koreksi dengan membandingkan apa yang terjadi dengan apa yang telah direncanakan. Beberapa penyimpangan dari rencana adalah biasa dan diharapkan, tetapi ketika berada di luar variasi yang dapat diterima tindakan korektif diperlukan. Ini melibatkan semacam tindakan pencegahan yang menunjukkan bahwa kontrol yang baik sedang dicapai.

4. Aktivator

Adalah tindakan korektif diambil untuk mengembalikan sistem ke output yang diharapkan. Contohnya adalah seorang karyawan diarahkan ulang untuk bagian-bagian yang gagal lulus pemeriksaan mutu atau kepala sekolah yang memutuskan untuk membeli buku-buku tambahan untuk meningkatkan kualitas siswa. Selama rencana dilakukan dalam batas-batas yang diijinkan tindakan korektif tidak diperlukan.

2.4       Karakteristik Kegiatan Controlling yang efektif

a.       Akurat. Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data  yang tidak akurat dari sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.

b.      Tepat-waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan, adan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.

c.       Objektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat objektif serta lengkap.

d.      Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik. Sistem pengawasan harus memuaskan perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.

e.       Realistik secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.

f.       Realistik secara organisasional. Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan organisasi.

g.      Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, karena (1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan (2) informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.

h.      Fleksibel. Pengawasan harus mempunyai fleksibelitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.

i.        Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.

j.        Diterima para anggota organisasi. Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan berprestasi.

2.5       Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian :

·         Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan

·         Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan

·         Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

2.6       Tipe-tipe pengawasan (controlling)

1. Pengawasan pendahuluan

Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau  tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.

Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan – kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan “double check” yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3. Pengawasan umpan balik

Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

2.7       Jenis-jenis Controlling

Kontrol dapat dikelompokkan berdasarkan tiga klasifikasi umum :

1.      Sifat arus informasi yang dirancang kedalam sistem (Kontrol berulang terbuka atau tertutup)

2.      Jenin komponen yang termasuk dalam desain (Sistem kontrol manusia atau mesin)

3.      Hubungan kontrol dengan proses pengambilan keputusan ( Kontrol organisasi atau operasional)

2.8       Tahap-Tahap dalam Proses Pengawasan

·         Tahap 1: Penetapan Standar

Tiga bentuk standar yang umum adalah :

a.       Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk.

b.      Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.

c.       Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan yang harus diselesikan.

·         Tahap 2: Penentuan Pengukkuran pelaksanaan kegiatan

·         Tahap 3: Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu:

a.       Pengamatan (Observasi)

b.      Laporan-laporan, baik lisan maupun tertulis

c.       Metoda-metoda otomatis

d.      Inspeksi, pengujian (test) atau pengambilan sampel.

·         Tahap 4: Pembandingan Pelaksaan dengan Standar dan Analisis Penyimpangan.

·         Tahap 5: Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan

2.9       Pentingnya Pengawasan

            Ada berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukann oleh setiap organisasi. Faktor-faktor itu adalah :

a.       Perubahan lingkungan organisasi

Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.

b.      Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagi jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu di analisis dan dicatat secara tepat; bermacam-macam pasar organisasi, luar dan dalam negeri, perlu selalu dimonitor.

c.       Kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan memesan barang atau komponen yang salah, membuat penentuan harga yang terlalu rendah, masalah-masalah di diagnosa secara tidak tepat. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut sebelum kritis.

d.      Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplementasikan siste pengawasan. Tanpa sistem tersebut, manajer tidak dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan.

2.10    Perancangan Proses Pengawasan

a.       Merumuskan hasil yang diinginkan

Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin. Tujuan yang dinyatakan secara umum atau kurang jelas seperti “pengurangan biaya over head” atau “meningkatkan pelayanan langganan”, perlu dirumuskan lebih jelas seperti “pengurangan biaya overhead dengan 12%” atau “menyelesaikan setiap keluhan konsumen dalam waktu paling lama tiga hari”. Disamping itu, hasil yang diinginkan harus dihubungkan dengan individu yang bertanggung jawab atas pencapaiannya.

b.      Menetapkan penunjuk hasil

Tujuan pengawasaan sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan. Tugas penting manajer adalah merancang program pengawasan untuk menemukan sejumlah indikator-indikator yang terpercaya sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu diambil atau tidak

c.       Menetapkan standar penunjuk dan hasil

Penetapan standar untuk penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting perancangan proses pengawasan. Tanpa penetapan standar, manajer mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan kecil atau tidak bereaksi terhadaap penyimpangan besar.

d.      Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

Adalah menetapkan sarana untuk pengumpulan informasi penunjuk dan pembandingan penunjuk terhadap standar. Jaringan kerja komunikasi dianggap baik bila aliran tidak hanya ke atas tetapi juga kebawah kepada siapa yang harus mengambil tindakan koreksi. Disamping itu, jaringan ini harus cukup efisien untuk menyediakan informasi baik yang relevan kepada personalia kunci yang memerlukannya.

Komunikasi pengawasan sering didasarkan pada prinsip “management by exception”. Prinsip ini menyarankan bahwa atasan hanya diberi informasi bila terjadi penyimpangan besar dari standar atau rencana.

e.       Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil, dan kemudian pengambilan tindakan.

Informasi tentang penyimpangan dari standar harus dievaluasi terlebih dahulu, sebelum tindakan-tindakan koreksi alternatif dikembangkan, dievaluasi/dinilai dan diimplementasikan.

2.11  Bidang-bidang pengawasan strategik

Bidang-bidang strategik (kunci) biasanya menyangkut kegiatan-kegiatan utama organisasi seperti transaksi-transaksi keuangan, hubungan manajer dan bawahan, atau operasi-operasi produksi. Penetapan bidang-bidang pengawasan strategik akan membantu perumusan sistem pengawasan dan standar yang lebih terperinci bagi manajer-manajer tingkat bawah.

Disamping itu, penting untuk menentukan titik-titik kritis dalam sistem dimana monitoring dan pengumpulan informasi harus dilakukan, atau yang disebut titik-titik pengawasan strategik. 

2.12  Alat bantu pengawasan Manajerial

Ada banyak teknik yang dapat membantu manajer agar pelaksanaan pengawasan menjadi lebih efektif. Dua teknik yag paling terkenal adalah manajemen dengan pengecualian (management by exception) dan sistem informasi manajemen (management information systems)

1.      Management By Exception (MBE)

MBE, atau prinsip pengecualian memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi rutin.Hal ini dapat di praktekkan oleh manajer-manajer penjualan, produksi, keuanag, personalia, pembelian, pengawasn mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya. Bahkan manajer-manajer lini pertama dapat mempergunakan pinsip ini dalam pengawasan harian mereka.

           Pengawasan yang ditunjukkan pada terjadinya kekecualian ini murah, tetapi penyimpangannya baru dapat diketahui setelah kegiatan terlaksana. Biasanya pengawasan ini dipergunakan untuk operasi-operasi organisasi yang bersifat otomatis dan rutin.

2.      Management-Information System (MIS)

MIS memainkan peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaan dan pengawasan dengan efektif. MIS adalah sistem pengadaan, pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi yang direncanakan agar keputusan-keputusan manajemen yang efektif dapat dibuat. Sistem menyediakan informasi waktu yang lalu, sekarang dan yang akan datang serta kejadian-kejadian di dalam dan diluar organisasi.

BAB III

PENTUP

3.1             Kesimpulan

Pengawasan (Controlling) adalah proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan(preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control). Tahap Proses Pengawasan;Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan), Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan –penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.

Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.

3.2         Saran

Pengawasan (controlling) sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.

Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.